Weihnachtsfeier in zwei Wochen organisieren: die Checkliste

Zwei Wochen sind für eine Weihnachtsfeier knapp, aber nicht zu knapp. Was in dieser Zeit schiefgeht, liegt selten am fehlenden Vorlauf, sondern daran, dass Entscheidungen zu lange offen bleiben. Wer am Tag zehn noch über den Ort diskutiert, hat am Tag vierzehn kein Essen.

Diese Checkliste teilt die zwei Wochen in vier Abschnitte. Jeder Abschnitt endet mit Entscheidungen, die danach nicht mehr aufgemacht werden. Sie ist für Orga-Teams in Betrieben gedacht, von zwanzig bis zu einigen hundert Mitarbeitenden. Wenn ihr noch gar nicht wisst, welche Art von Feier es werden soll, schaut zuerst in unsere 12 Ideen für die Last-Minute-Weihnachtsfeier.

Tag 1 und 2: Rahmen festzurren

Am Anfang steht nicht die Idee, sondern der Rahmen. Ohne ihn könnt ihr keinen einzigen Anruf sinnvoll führen.

• Entscheider:in bestimmen. Eine Person, die Budget und Termin freigeben darf, ohne Rückfragen in drei Gremien.
• Budget pro Person festlegen. Inklusive Essen, Getränke, Programm. Ein Betrag, keine Spanne.
• Einen Termin festlegen und einen Ausweichtermin in Reserve halten. Dienstag bis Donnerstag oder ein Mittagstermin erhöhen die Chancen enorm. Den Ausweichtermin nennt ihr nur Locations, nicht dem Team.
• Teilnehmerzahl schätzen. Erfahrungsgemäß sagen bei kurzfristigen Einladungen weniger Leute zu als bei langfristig geplanten Feiern. Rechnet vorsichtig und klärt bei der Buchung, bis wann ihr die Zahl noch anpassen könnt.
• Format grob wählen. Feier im eigenen Haus, Lokal, Aktivität oder Mittagessen. Mehr braucht es an dieser Stelle nicht.
• Save-the-Date verschicken. Noch heute, mit dem festgelegten Termin, auch wenn der Ort fehlt. Eine Zeile reicht: Datum, Uhrzeit, „Details folgen".

Tag 3 bis 5: Ort und Essen buchen

Jetzt wird telefoniert, nicht gemailt. Bei kurzfristigen Anfragen ist ein Anruf um ein Vielfaches schneller.

• Location anfragen. Drei Optionen parallel, mit Frist bis morgen. Wer nicht antwortet, fällt raus.
• Alternativ: eigenen Raum prüfen. Kantine, Foyer oder Besprechungsraum. Klärt Haustechnik, Schließzeiten und ob ihr nach 22 Uhr noch drinnen sein dürft.
• Catering buchen, wenn ihr im eigenen Haus feiert. Fragt nach Buffet statt Menü, das ist flexibler bei schwankender Teilnehmerzahl.
• Unverträglichkeiten und Ernährungsformen abfragen. Vegetarisch, vegan, glutenfrei. Eine Zeile im Anmeldeformular genügt.
• Getränke klären. Pauschale oder nach Verbrauch, und ein Angebot ohne Alkohol, das mehr ist als Wasser und Orangensaft.
• Anreise und Heimweg bedenken. Liegt der Ort weit weg vom Betrieb oder schlecht angebunden, organisiert ein Sammeltaxi oder einen Shuttle.
• Einladung verschicken, sobald der Ort feststeht. Ort, Uhrzeit, Anreise, Dresscode (falls es einen gibt), Ansprechperson. Mit Anmeldeschluss am Tag elf, damit ihr der Location rechtzeitig eine Zahl nennen könnt.

Am Ende von Tag fünf stehen Ort, Datum und Essen, und die Einladung ist draußen. Ab hier wird nichts davon mehr verändert.

Tag 6 bis 9: Programm und Ablauf

Das Programm ist der Teil, den man bei Zeitdruck gern weglässt. Genau das macht den Unterschied zwischen einem Abendessen mit Kolleg:innen und einer Feier, an die man sich erinnert. Ihr braucht dafür nicht viel, aber ihr braucht einen Plan.

• Ablauf auf eine Seite schreiben. Ankommen, Begrüßung, Essen, ein bis zwei Programmpunkte, offenes Ende. Mit Uhrzeiten.
• Begrüßung kurz halten. Drei bis fünf Minuten. Wer sprechen will, bekommt eine klare Zeitvorgabe.
• Einen Programmpunkt zum Mitmachen wählen. Quiz, Spiel oder Foto-Challenges. Ideen dafür findet ihr bei unseren Weihnachtsfeier-Spielen für Firmen.
• Musik klären. Playlist und Lautsprecher reichen für die meisten Feiern. Testet die Anlage vor Ort, nicht am Abend selbst.
• Sitzordnung oder Tischmischung festlegen, wenn ihr mehr als sechzig Personen seid. Zwei bis drei Personen pro Abteilung an einem Tisch, nie eine allein.
• Fotos planen. Wer fotografiert, und wo landen die Bilder? Mit einer Foto-Wall wie EventWall laden alle Gäste ihre Handyfotos per QR-Code hoch, die Bilder erscheinen live auf einem Bildschirm, und ihr habt danach alles gesammelt an einem Ort. Die Einrichtung dauert ein paar Minuten und lässt sich problemlos am Tag vorher erledigen.

Tag 10 bis 12: Anmeldungen und Details

• Erinnerung schicken. Am Tag zehn eine kurze Nachricht an alle, die noch nicht reagiert haben.
• Anmeldung schließen und Zahl melden. Am Tag elf schließen, am Tag zwölf die Teilnehmerzahl mit fünf Prozent Puffer an Location und Catering melden.
• Deko besorgen. Lichterketten, Kerzen (oder LED-Kerzen, wenn die Location offenes Feuer verbietet), Tischdecken. Weniger ist mehr.
• Material fürs Programm vorbereiten. Quizfragen, Lose, Preise. Bei einer Foto-Wall: Wall anlegen, Challenges eintragen und die QR-Codes für die Tische ausdrucken.
• Fotos und Datenschutz klären. Sagt spätestens in der Erinnerung kurz, dass fotografiert wird und wofür die Bilder verwendet werden. Mehr dazu in unserem Artikel zu Fotos auf der Firmenfeier, DSGVO und Recht am eigenen Bild.
• Rollen verteilen. Wer empfängt die Gäste, wer kümmert sich um Technik, wer hat den Schlüssel, wer bleibt bis zum Schluss?

Tag 13 und 14: Generalprobe und der Abend

• Letzte Absagen weitergeben. Kurzfristige Änderungen an der Teilnehmerzahl noch einmal an Location und Catering melden.
• Technik testen. Beamer oder Bildschirm, Laptop, Lautsprecher, WLAN für die Gäste. Öffnet die Foto-Wall einmal im Vollbild auf dem Bildschirm, an dem sie laufen wird.
• Notfallliste anlegen. Telefonnummern von Location, Caterer, Taxi und der Person mit dem Schlüssel.
• Am Abend: früh da sein. Eine Stunde vor Beginn. Das gibt Zeit für alles, was trotzdem schiefgeht.
• Am Tag danach: Danke sagen. Eine kurze Mail mit einem Link zu den Fotos. Das ist der Moment, in dem eine Feier nachwirkt.

Was ihr getrost weglassen könnt

Unter Zeitdruck hilft es, bewusst zu streichen. Diese Dinge vermisst bei einer kurzfristig geplanten Weihnachtsfeier kaum jemand:

• Aufwändige Tischkarten und gedruckte Menükarten
• Eine Bühnenshow oder Live-Band, wenn sie nicht ohnehin verfügbar ist
• Mehr als zwei Programmpunkte
• Ein Motto, das Verkleidung verlangt
• Give-aways, die am nächsten Tag im Müll landen

Häufige Fragen

Reichen zwei Wochen wirklich für eine Weihnachtsfeier?

Ja, wenn ihr in den ersten fünf Tagen Termin, Ort und Essen fixiert. Danach bleibt genug Zeit für Programm und Einladung. Wer einen eigenen Raum nutzen kann, schafft es auch in einer Woche.

Was ist der größte Fehler bei kurzfristiger Planung?

Entscheidungen offen zu lassen. Jede Frage, die am Tag zehn noch diskutiert wird, kostet euch eine Option, weil Locations und Caterer in der Zwischenzeit ausgebucht werden.

Wie viele Leute kommen, wenn man kurzfristig einlädt?

Das hängt stark vom Betrieb ab. Ein Save-the-Date in den ersten zwei Tagen hilft, weil es den Termin früh in die Kalender bringt. Eine Erinnerung kurz vor Anmeldeschluss holt die Unentschlossenen ab.

Brauchen wir einen Fotografen?

Für die meisten Firmen-Weihnachtsfeiern nicht. Die Gäste fotografieren ohnehin, das Problem ist nur, dass die Bilder verstreut bleiben. Eine Foto-Wall sammelt sie an einem Ort und macht sie schon während der Feier sichtbar.

Ihr plant gerade eure Weihnachtsfeier? Auf event-wall.com/corporate findet ihr alles zu EventWall für Firmenevents, oder ihr legt euch direkt ein Konto an und testet eine Wall kostenlos.